RPA導入支援
CASE1

業務用フラワーの制作・販売
従業員
65名
年商
6億5,000万円
創業
17年

業務特性に対するRPAの有効性を評価し、組織と業務に適合したRPAプロダクトを選定して運用までフォローすることで、RPA導入の効果を最大化したE社の事例を紹介します。

事業概要

  • E社は、テレビ局/芸能界/音楽業界/出版社などのマスコミ業界に強みを持つ、業界専用のフラワーショップである
  • 創業当初からイベントプロデュース業を営んでおり、業界の慣習に精通している。放送業界の関係者や芸能人の対応経験が豊富であり、一般的なフラワーショップにはないノウハウを持っている。
  • 年中無休で受注デスクに3人常駐し、当日配送/即日配送を実現している
  • アーティストや関係者のプライバシーを守るため、フラワーショップとしては珍しいPマーク(プライバシーマーク)を取得している
  • 年間12,000本以上のコンサートのスタンド花を手掛け、年間10,000以上のイベントに携わっている
  • 主要取引先は、読売グループ/日本放送グループ/エイベックス/ユニバーサルミュージック/WOWOWなどである
  • 受注の8割がリピート注文であり、大手取引先からの紹介で受注が拡大している
  • フラワー事業の他、イベントプロモーション事業や飲食事業なども展開している

IT活用の課題

  • 2つのECサイト、および販売管理システムを構築しているが、それぞれが保持する顧客情報や注文情報が異なるため、手動で項目を補うなど、データ連携に多くの手間がかかっていた
  • 販売管理システムは創業以来内製で開発しており、つぎはぎで機能追加を行っていることから、画面に表示されるメニューや項目が増えるなど、ユーザビリティが大きく低下していた。また、不用意にデータベースが増えたことで処理が複雑化し、システムの応答時間が急激に増加していた。
  • フラワーの制作や配送に業務の比重が置かれるため、管理部門の人員が少なく、請求書発行や入金管理、支払管理などの業務を残業で対応することがしばしばあった
  • 非正規社員の比率が高く、定期的に退職者が出るという状況が続いており、業務の引継ぎや社員教育に多くの手間がかかっていた

支援内容

  • 販売管理システムの刷新に取り掛かっていたが、構築に1年程度の期間を要するため、現状のシステムと業務手順のままRPAを導入した
  • 業務洗い出しの観点を示し、現場からのボトムアップでRPA化対象業務を抽出した
  • 洗い出された業務に対してRPA化可否の判定を行い、業務特性を鑑みて対応の優先順位を決定した
  • 組織および業務に適したRPAプロダクトを選定した
  • プロダクトトライアルの計画を立案し、実施に際して技術フォローを行った
  • 本導入のスケジュール、運用組織の提案を行い、本導入からの半年間にわたり進捗状況の管理を行った
  • IT導入補助金の申請代行を行い、50万円の補助金を獲得した

成果

  • 受注登録業務/請求業務/入金管理業務/支払管理業務/シフト管理業務などにおいて、業務が効率化された(年間1,800時間)
  • 受注登録業務において、作業ミスによる業務の手戻りが削減された(年間30%)
  • ロボットに業務を覚えさせることで、特定の担当者のみが業務を理解している「属人化」が解消された
  • 業務の引継ぎや社員教育にかかる手間およびコストが削減された(年間20%)
  • 補助金獲得により、RPAプロダクト費用が削減された(初年度-50万円)
  • 現場が自らメンテナンスできるRPAプロダクトを採用したことで、従業員全体の業務改革意識が高まり、継続的に業務改善を実現する組織基盤が構築された
  • 業務効率化により人員余力が創出され、新規事業に挑戦しようとする機運が高まった

お客様の声

E社 代表取締役(40代女性)

Q1. サービスを受けて良かったと感じたことは何ですか?
受注が拡大する中、人手不足が切実な課題であったため、RPA導入により早期に業務効率化を実現でき、大変満足しています。自社にITリテラシの高い社員がいないため、大西さんのような専門家にご支援いただかなければ、RPAのような新しいテクノロジーを使いこなすことはできなかったと思います。
また、ツール導入だけではなく、具体的な業務改善の手法や運用組織の提案も行えることが、単なるシステム会社にはない強みであると思いました。特に、専任の情報システム担当者がいない自社にとって、現場が使いこなせるツールを選定いただいたことは本当にありがたかったです。
Q2. サービスを受けて改めて気づいたことは何ですか?
創業以来、販売管理システムを内製で開発してきましたが、素人がITツールを導入するには限界があると改めて感じました。業務プロセスの見直しも含めて、販売管理システムの刷新についても大西さんにサポートいただきたいと思っています。
また、これまで特定の社員が独自の方法で業務を行っていましたが、業務をロボット化することにより、誰でも今まで通りのクオリティを維持して仕事やサービスを行うことができるようになりました。新人や中途社員を採用した場合にも、仕事の引き継ぎがとても容易になりました。
Q3. 共に時間を過ごしてみて、大西にどんな印象をお持ちですか?
とても話しやすい方、気軽に相談出来る方だと思いました。
また、こちらの要求を真摯に受け取ってくれ、少しでも理想に近づけようと様々な提案をしてくださいました。状況の変化に対してとても柔軟であり、最高の成果を出そうと常に一生懸命取り組む姿勢が印象的でした。
全体を通してとても楽しく仕事を進めることができ、是非、またご一緒したいと思える方でした。

RPA導入支援

社内の基幹システムの見直し・導入をサポートします。

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