事業概要

• E社は、テレビ局／芸能界／音楽業界／出版社などのマスコミ業界に強みを持つ、業界専用のフラワーショップである
• 創業当初からイベントプロデュース業を営んでおり、業界の慣習に精通している。放送業界の関係者や芸能人の対応経験が豊富であり、一般的なフラワーショップにはないノウハウを持っている。
• 年中無休で受注デスクに3人常駐し、当日配送／即日配送を実現している
• アーティストや関係者のプライバシーを守るため、フラワーショップとしては珍しいPマーク（プライバシーマーク）を取得している
• 年間12,000本以上のコンサートのスタンド花を手掛け、年間10,000以上のイベントに携わっている
• 主要取引先は、読売グループ／日本放送グループ／エイベックス／ユニバーサルミュージック／WOWOWなどである
• 受注の8割がリピート注文であり、大手取引先からの紹介で受注が拡大している
• フラワー事業の他、イベントプロモーション事業や飲食事業なども展開している

IT活用の課題

• 2つのECサイト、および販売管理システムを構築しているが、それぞれが保持する顧客情報や注文情報が異なるため、手動で項目を補うなど、データ連携に多くの手間がかかっていた
• 販売管理システムは創業以来内製で開発しており、つぎはぎで機能追加を行っていることから、画面に表示されるメニューや項目が増えるなど、ユーザビリティが大きく低下していた。また、不用意にデータベースが増えたことで処理が複雑化し、システムの応答時間が急激に増加していた。
• フラワーの制作や配送に業務の比重が置かれるため、管理部門の人員が少なく、請求書発行や入金管理、支払管理などの業務を残業で対応することがしばしばあった
• 非正規社員の比率が高く、定期的に退職者が出るという状況が続いており、業務の引継ぎや社員教育に多くの手間がかかっていた

支援内容

• 販売管理システムの刷新に取り掛かっていたが、構築に1年程度の期間を要するため、現状のシステムと業務手順のままRPAを導入した
• 業務洗い出しの観点を示し、現場からのボトムアップでRPA化対象業務を抽出した
• 洗い出された業務に対してRPA化可否の判定を行い、業務特性を鑑みて対応の優先順位を決定した
• 組織および業務に適したRPAプロダクトを選定した
• プロダクトトライアルの計画を立案し、実施に際して技術フォローを行った
• 本導入のスケジュール、運用組織の提案を行い、本導入からの半年間にわたり進捗状況の管理を行った
• IT導入補助金の申請代行を行い、50万円の補助金を獲得した

成果

• 受注登録業務／請求業務／入金管理業務／支払管理業務／シフト管理業務などにおいて、業務が効率化された（年間1,800時間）
• 受注登録業務において、作業ミスによる業務の手戻りが削減された（年間30％）
• ロボットに業務を覚えさせることで、特定の担当者のみが業務を理解している「属人化」が解消された
• 業務の引継ぎや社員教育にかかる手間およびコストが削減された（年間20％）
• 補助金獲得により、RPAプロダクト費用が削減された（初年度－50万円）
• 現場が自らメンテナンスできるRPAプロダクトを採用したことで、従業員全体の業務改革意識が高まり、継続的に業務改善を実現する組織基盤が構築された
• 業務効率化により人員余力が創出され、新規事業に挑戦しようとする機運が高まった