事業概要

• F社は大手総合電機メーカーのグループ会社で、研修およびコンサルティングサービスを提供している
• 大手総合電機メーカーが培った技術系の研修やコンサルティングサービスが強みであり、公開講座や訪問研修、通信講座などを提供している
• 本社がある大阪の他、東京／京都／三重に研修所を構えている

IT活用の課題

• 研修の申込を管理する基幹システムを導入しているが、パッケージソフトウェアが自社業務に合わず、無駄な項目を登録したり、ダウンロードしたデータを手動で加工したりしていた
• 研修の申込みは外部のWEBサイトにて受付けており、その内容を基幹システムに登録する作業に多くの手間がかかっていた
• 基幹システムの他、グループ会社全体での利用が義務付けられているワークフローシステム／会計システムなどを導入しており、システム間のデータ連携に多くの手間がかかっていた
• 申込管理の手順が研修所ごとにバラバラであり、業務が属人化していた
• マクロやACCESSで細かい登録作業を自動化できる従業員がいるが、他の従業員ではプログラムをメンテナンスすることができず、特定の研修所のみに利用が限られていた
• 4月や9～11月など、特定の時期に研修の開催が集中し、繁忙期は残業で対応することがしばしばあった

支援内容

• 基幹システム／ワークフローシステム／会計システムはグループ会社の制約で変更することができないため、現状のシステムと業務手順のままRPAを導入した
• 業務ヒアリングを行い、現状フローを作成してRPA化対象業務を抽出した
• RPAだけではなく、作業手順の変更や他システムの利用による業務改善手法を提案した
• F社から指定のあったRPAプロダクトについて、技術面や運用面での評価を行った
• プロダクトトライアルの計画を立案し、実施に際して技術フォローを行った
• 本導入のスケジュール、運用組織の提案を行い、本導入からの半年間にわたり進捗状況の管理を行った

成果

• ダイレクトメールの送付業務／申込登録業務／受講案内業務／アンケート集計業務／請求業務／入金管理業務などにおいて、業務が効率化された（年間600時間）
• 繁忙期にはロボットの稼働ライセンスを追加して対応することで、業務の平準化が実現し、残業代が削減された（繁忙期：月間50％）
• ロボットに業務を覚えさせることで、特定の担当者のみが業務を理解している「属人化」が解消された
• ノンプログラミングのRPAプロダクトを採用したことで、マクロやACCESSに頼らない自動化ツールを構築することができ、業務手順の変更にも容易に対応できるようになった
• 従業員全体の業務改革意識が高まり、継続的に業務改善を実現する組織基盤が構築された
• 業務効率化により人員余力が創出され、顧客に向けた新サービスを提供しようとする機運が高まった